UBO register (Ultimate Beneficial Owner)
Per 27 september 2020 is het UBO register operationeel. Het is opgezet in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft). In het register moeten alle uiteindelijke belanghebbenden (UBO’s) van ondernemingen en rechtspersonen zich registreren. De uitvoering van het register ligt bij de Kamer van Koophandel.
Recent is de KvK gestart met het vullen van het register, van hen krijgt u een uitnodigingsbrief met het verzoek om inschrijving. Ook indien u deze brief niet heeft gehad kunt u zich via de website van de KvK inschrijven. Onderstaand willen wij u in het kort nadere toelichting geven inzake het UBO register en hoe u zich kunt inschrijven.
Wie is een UBO
Een UBO is een natuurlijk persoon die uiteindelijk:
- meer dan 25% van de aandelen houdt of
- meer dan 25% van de stemrechten heeft of
- meer dan 25% van het economisch belang houdt of
- de feitelijke zeggenschap heeft.
Het gaat om zowel de directe als indirecte belangen (zie voorbeeld op laatste pagina). Er kunnen dus meerdere UBO’s zijn. Indien er op basis van deze criteria geen directe UBO is aan te wijzen zal er sprake zijn van een pseudo-UBO, bijvoorbeeld de directeur. Elke entiteit heeft minimaal één UBO.
Wie moeten zich registreren
De registratieplicht geldt met name voor BV’s, stichtingen, VOF’s, Commanditaire vennootschappen en maatschappen. Er is geen plicht voor eenmanszaken.
De feitelijke registratie wordt gedaan door de UBO’s zelf, de natuurlijke personen.
Sanctie
Registratie in het UBO-register is verplicht. Bovendien dient de registratie actueel te zijn. Wijzigingen dienen binnen een week te worden ingeschreven. Niet (tijdige) inschrijving kan zelfs leiden tot een hechtenis van maximaal 6 maanden, een taakstraf of een geldboete tot
€ 21.750.
Welke informatie wordt vastgelegd in het register
De UBO legt naast een aantal persoonlijke gegevens (waaronder ID-bewijs) ook de aard en omvang van het belang vast alsmede een aantal stukken die dienen ter onderbouwing hiervan zoals een oprichtingsakte, aandeelhoudersregister, organogram en andere relevante documenten.
Het openbare deel is voor ieder tegen betaling inzichtelijk, het niet-openbare deel alleen voor aangewezen (opsporings-) diensten.
Openbaar deel
Volledige voor- en achternaam, geboortemaand en –jaar, nationaliteit, aard en omvang van het belang
Niet-openbaar deel
Geboortedag, -plaats en –land, BSN-nummer, bewijsstukken van het UBO-schap
Inschrijven in de praktijk
U kunt zich inschrijven via https://www.kvk.nl/inschrijven-en-wijzigen/ubo-opgave/
Daar staat een stappenplan uitgewerkt dat u kunt volgen welke wij hieronder samenvatten.
Nadat u de organisatie heeft geselecteerd waar het om gaat dient de UBO een aantal persoonlijke gegevens in te vullen. Vervolgens kunt u er voor kiezen om de formulieren te printen en deze tezamen met een aantal bijlagen per post te verzenden. Ook kunt digitaal verder gaan en de bijlagen verderop in het inschrijfproces te uploaden .
Indien u de inschrijving volledig digitaal doet is het aan te bevelen om deze bijlagen reeds vooraf als PDF beschikbaar te hebben.
Deze bijlagen dienen uw identiteit en de aard en omvang van uw belang te ondersteunen.
Tevens moet u de UBO ter bevestiging van de identiteit een betaling doen van € 0,01 vanaf zijn of haar privé bankrekening. Bovendien dient u uw DigiD inloggegevens bij de hand te hebben.
Bij de aanvraag dient u bij de hand te hebben:
-DigiD
-IBAN (rekeningnummer) op naam van de tekenbevoegde UBO, voor het doen van een 1 cent-betaling
De volgende bijlagen dienen in kopie per post of direct bij de aanvraag in PDF digitaal te worden meegezonden:
– een geldig identiteitsbewijs zoals paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Maak de scan/kopie (voor- en achterkant) in kleur en op ware grootte. De foto mag onherkenbaar gemaakt zijn.
– indien u niet rechtstreeks 100% aandeelhouder bent: gedeelte van het aandeelhoudersregister of notariële akte waaruit het aandelenbezit blijkt
– indien u niet rechtstreeks 100% aandeelhouder bent: organigram
Eventueel andere bewijzen om het belang aan te tonen zijn ook mogelijk.
Wijzigingen/uitschrijving
Indien u geen UBO meer bent van de organisatie dient u dit binnen 7 dagen door te geven met een opgave bij het UBO register. Bij het uitschrijven dient er veelal een nieuwe UBO te worden ingeschreven.
Nadere informatie
De bovenstaande informatie over de UBO en het UBO register is toereikend voor de meeste organisaties en UBO’s. Meer details kunt u vinden op de website van de Kamer van Koophandel. Tevens kunt u altijd contact met ons opnemen indien u met een specifieke situatie zit, nadere vragen heeft of ondersteuning wil hebben bij het aanvraagproces.